Snap Audition – Entente d'organisation

En vigueur : 8 septembre 2026

1. Introduction

La présente Entente d'organisation (« Entente ») est conclue entre Blink Session LLC (« Snap Audition ») et l'organisation (« Organisation ») qui crée un compte pour tenir des auditions et gérer des utilisateurs.

2. Création de compte et responsabilités

Pour créer un compte, vous devez être un représentant autorisé, avoir au moins 18 ans et fournir des renseignements exacts. Vous êtes responsable de toute l'activité du compte et devez aviser immédiatement Snap Audition de tout accès non autorisé.

L'Organisation accepte de :

• Respecter toutes les lois applicables, y compris la COPPA, la FERPA, le RGPD, les lois provinciales sur la protection de la vie privée et les lois anti-pourriel
• Obtenir tous les consentements nécessaires à la collecte et au traitement des données
• Ne pas recueillir de données sensibles (NAS, santé, finances) à moins que ce ne soit légalement permis et nécessaire
• Assurer l'exactitude des données et répondre aux demandes des utilisateurs
• Ne pas vendre, louer ni partager les données des utilisateurs avec des tiers sans consentement

3. Collecte et utilisation des données

L'Organisation peut recueillir :

• Renseignements personnels : nom, courriel, téléphone (pour la communication et l'identification)
• Fichiers d'audition : vidéo, audio, images, fichiers (pour l'évaluation)
• Données de performance : notes, commentaires, classements (pour les résultats et la tenue de dossiers)
• Données sensibles : uniquement si elles sont expressément requises et légalement autorisées

L'Organisation accepte de conserver les données seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire et de coordonner avec Snap Audition les demandes de suppression.

4. Conformité à la COPPA (enfants de moins de 13 ans)

Si elle recueille des données auprès d'enfants de moins de 13 ans, l'Organisation est seule responsable de :

• Obtenir un consentement parental vérifiable avant la collecte
• Informer les parents des pratiques relatives aux données et de leurs droits
• Répondre aux demandes des parents visant à consulter, supprimer ou retirer leur consentement

Snap Audition avisera l'Organisation dans les 5 jours ouvrables suivant une demande de suppression parentale et ne supprimera aucune donnée sans le consentement écrit de l'Organisation.

5. Conformité à la FERPA (établissements d'enseignement)

Si l'Organisation est assujettie à la FERPA, elle désigne Snap Audition à titre de « responsable scolaire » ayant un « intérêt pédagogique légitime ». Snap Audition s'engage à :

• Utiliser les dossiers scolaires uniquement pour fournir le Service
• Ne pas rediffuser les dossiers sans le consentement de l'établissement
• Retourner ou détruire les dossiers à la résiliation (avec attestation)
• Ne pas supprimer de dossiers sans le consentement écrit de l'établissement

6. Suppression des données et consentement de l'Organisation

a. Restitution des données

À la résiliation, Snap Audition fournira une copie de toutes les données dans les 30 jours, conservera les données pendant 90 jours et ne les supprimera qu'après l'autorisation de l'organisation.

b. Demandes de suppression des utilisateurs et des parents

Snap Audition avisera l'organisation dans les 5 jours ouvrables de toute demande de suppression d'un utilisateur ou d'un parent et ne supprimera rien sans le consentement écrit de l'organisation.

c. Consentement écrit

Le « consentement écrit » désigne un courriel d'un représentant autorisé (utilisant le domaine enregistré de l'organisation), une lettre officielle ou une approbation dans le tableau de bord.

d. Suppression automatique pour la COPPA et la FERPA

• COPPA : suppression 90 jours après la fin de l'audition ou après 12 mois d'inactivité, sauf si l'organisation a un objectif légitime documenté
• FERPA : suppression selon le calendrier de conservation documenté de l'établissement (par défaut : 7 ans à compter de la collecte)
• Politique de confidentialité : journaux techniques purgés après 90 jours
• Juridique : pour se conformer à la loi, à une ordonnance judiciaire ou à une réglementation gouvernementale

e. Journal des suppressions

Snap Audition tient un journal de toutes les suppressions (date, portée, motif, confirmation) pendant 3 ans, disponible pour l'organisation sur demande.

7. Données sensibles

Snap Audition ne collecte pas intentionnellement de données sensibles (NAS, santé, finances). Si l'organisation demande de telles données, elle est seule responsable de la conformité juridique et de l'obtention des consentements. Snap Audition n'utilise, ne consulte ni n'analyse les données sensibles, sauf pour les stocker au nom de l'organisation.

8. Communications et marketing

L'organisation peut communiquer avec les utilisateurs uniquement pour des questions liées aux auditions. L'organisation accepte de ne pas envoyer de pourriels, faire de télémarketing ni promouvoir des produits ou services non liés. Toutes les communications doivent respecter les lois antipourriel applicables.

9. Paiement et facturation

L'organisation accepte de payer tous les frais indiqués. Les frais ne sont pas remboursables. Les retards de paiement peuvent entraîner une suspension. Snap Audition peut modifier ses tarifs avec un préavis de 30 jours.

10. Propriété intellectuelle

Toutes les données soumises demeurent la propriété exclusive de l'Organisation. Snap Audition ne revendique aucun droit de propriété. L'Organisation accorde une licence limitée et non exclusive pour stocker, transmettre et traiter les données uniquement afin de fournir le Service. Snap Audition n'utilisera pas les données à d'autres fins (publicité, marketing, développement de produits, formation d'IA).

11. Indemnisation et responsabilité

L'Organisation indemnise Snap Audition contre toute réclamation de tiers découlant de son utilisation du Service, de la violation du présent Accord, de la violation de la loi (y compris COPPA/FERPA) ou de la manipulation de données sensibles.

Snap Audition n'est pas responsable des dommages indirects, spéciaux ou consécutifs. La responsabilité totale ne dépassera pas les frais payés au cours des 6 derniers mois. Snap Audition n'est pas responsable de l'exactitude ou de la légalité des données soumises par les utilisateurs.

12. Durée et résiliation

Le présent Accord entre en vigueur à la création du compte et se poursuit jusqu'à sa résiliation. L'Organisation peut le résilier en fermant son compte ou en donnant un préavis écrit. Snap Audition peut résilier en cas de violation, de non-paiement, d'infraction à la loi ou de risque de sécurité.

À la résiliation, l'Organisation peut demander le retour des données dans les 30 jours. Snap Audition conserve les données pendant 90 jours et les supprime uniquement après autorisation de l'Organisation. Les frais impayés demeurent exigibles.

13. Dispositions générales

• Droit applicable : droit du Colorado, arbitrage exécutoire à Colorado Springs
• Intégralité de l'accord : le présent Accord, les Conditions d'utilisation et la Politique de confidentialité constituent l'intégralité de l'accord
• Modifications : Snap Audition peut modifier l'Accord avec un préavis de 30 jours
• Cession : l'Organisation ne peut céder l'Accord sans consentement
• Survie : les dispositions relatives à la propriété des données, à la confidentialité, à l'indemnisation et à la responsabilité survivent à la résiliation

14. Reconnaissance et coordonnées

En créant un compte d'Organisation, vous reconnaissez avoir lu et compris le présent Accord, avoir le pouvoir d'engager l'Organisation et accepter de respecter toutes les modalités, y compris les responsabilités liées à COPPA et à FERPA, le cas échéant.

Liste de vérification de préparation de l'Organisation

• J'ai examiné et accepté les Conditions d'utilisation, la Politique de confidentialité et le présent Accord
• J'ai désigné une personne-ressource principale et un représentant autorisé
• J'ai établi un processus de consentement parental conforme à COPPA (le cas échéant)
• J'ai établi un processus de réponse aux demandes de suppression de données
• J'ai examiné les pratiques de collecte de données pour en assurer la conformité légale
• J'ai informé les utilisateurs des pratiques de collecte de données